Implantamos na nossa empresa os SPT, que são sistemas que servem o nível operacional da organização. Este sistema estará monitorando as atividades diárias ou normais de nossa empresa e controlando também nosso estoque, folha de pagamento, atendimento a clientes, fluxo de materiais, entre outros. O principal objetivo dos SPT é responder a questões rotineiras e acompanhar o fluxo de transações através da organização.
Os SPT capacitam as organizações a executar suas atividades mais importantes de maneira mais eficiente. Sendo assim, esses sistemas são importantes fornecedores de dados para o nível operacional da empresa e também para os níveis mais elevados da empresa.
Ø IMPACTOS
· Manter um alto grau de precisão. Um objetivo de qualquer SPT é a entrada e o processamento de dados sem erros.
· Assegurar a integridade dos dados e da informação. Um outro objetivo do um SPT é assegurar que todos os dados e informações armazenados nos bancos de dados estejam exatos, atuais e apropriados.
· Produzir documentos e relatórios em tempo. Os SPTs manuais podem levar dias, semanas ou mesmo meses para produzir documentos de rotina. Felizmente, os SPT computadorizados têm sido capazes de reduzir significativamente este tempo de resposta. A capacidade de conduzir transações de negócios de forma imediata pode ser muito importante para a operação lucrativa da organização.
· Aumento da eficiência do trabalho. Antes dos computadores, os SPTs manuais constituíam um trabalho intenso. Eram necessárias salas cheias de funcionários e equipamentos para processar as transações de negócios manualmente. Hoje, os SPT podem reduzir substancialmente as exigências de trabalho de funcionários e outros. Para muitas empresas, um sofisticado SPT computadorizado pode Ter o seu custo justificado apenas pela economia de trabalho.
Ø BENEFÍCIOS
1. Redução de custos nas operações.
2. Melhoria no acesso às informações com relatórios precisos e rápidos, com menor esforço.
3. Melhoria na produtividade e nos serviços realizados e oferecidos.
4. Melhoria na tomada de decisões, com fornecimento de informação.
5. Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão.
6. Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões.
7. Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações.
8. Redução do grau de centralização de decisões na empresa e,
9. Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.
Ø ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS ESCRITÓRIO CONTÁBIL
Ø PROCEDIMENTOS
PROCESSAMENTO DE PEDIDOS
É um importante sistema de processamento de transações que capta e processa pedidos dos clientes e produz os dados necessários para a análise de vendas e o controle de estoque. Também acompanha a situação dos pedidos dos clientes até que as mercadorias sejam entregues.
• Fornecem um método rápido, acurado e eficiente de registrar e classificar pedidos de clientes e transações de vendas.
• Fornecem aos sistemas de controle de estoque informações sobre pedidos aceitos para que possam ser preenchidos o mais depressa possível.
CONTROLE DE ESTOQUE
Processam dados refletindo mudanças nos artigos em estoque.
• Registra mudanças nos níveis de estoque e prepara os devidos documentos de expedição.
• Pode notificar os gerentes sobre artigos que precisam ser encomendados novamente e fornecer-lhes uma série de relatórios de situação do estoque.2
• Ajuda uma empresa a fornecer serviço de alta qualidade para os clientes, minimizando, ao mesmo tempo, o investimento e os custos de manutenção de estoque.
CONTAS A RECEBER
Mantêm registros de totais devidos por clientes a partir de dados gerados pelas compras e pagamentos dos clientes.
• Produzem faturas e extratos mensais para os clientes e relatórios de administração de crédito.
• Estimulam o pronto pagamento dos clientes por meio da preparação de faturas acuradas e oportunas e extratos mensais para os clientes a prazo.
• Fornecem relatórios aos gerentes para ajudá-los a controlar o montante de crédito prorrogado e a cobrança de dinheiro devido.
• Ajudam a maximizar as vendas a crédito minimizando, ao mesmo tempo, perdas com calotes.
CONTAS A PAGAR
Localizam dados relativos a compras e pagamentos aos fornecedores.
• Preparem cheques em pagamento de faturas e produzem relatórios de administração de caixa.
• Ajudam a garantir o pronto pagamento de fornecedores para manter boas relações, a garantir uma boa situação de crédito e a assegurar todos os descontos oferecidos pelo pronto pagamento.
• Propiciam rigoroso controle financeiro de todos os desembolsos de caixa da empresa.
• Fornecem à administração as informações necessárias para a análise de pagamentos, despesas, compras, contas de despesa com funcionários e necessidades de fundos de caixa.
FOLHA DE PAGAMENTO
Recebem e mantêm dados dos cartões de ponto dos funcionários e outros registros de trabalho.
• Produzem contracheques e outros documentos como, por exemplo, declarações de rendimentos, relatórios de folha de pagamento e de análise da mão-de-obra.
• Ajudam as empresas a efetuarem pagamentos pontuais e acurados a seus funcionários, bem como relatórios à órgãos do governo no tocante a rendimentos, impostos e outras deduções.
• Fornecem relatórios analisando os custos e a produtividade da força de trabalho.
Livro-razão Geral Consolidam dados recebidos de contas a receber, contas a pagar, folha de pagamento e outros sistemas de informação contábil. Os sistemas de livro-razão geral:
• Produzem os demonstrativos e relatórios financeiros periódicos
• Ajudam as empresas a executar tarefas contábeis de maneira acurada e oportuna.
• Normalmente fornecem melhores controles financeiros e relatórios administrativos e envolvem menos pessoal e menores custos do que os métodos contábeis manuais.
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